3 Herramientas obsoletas que las empresas deben eliminar

La reticencia a los cambios es algo muy común en nuestra sociedad a nivel personal o profesional. En el caso de las empresas, en numerosas ocasiones tienen tecnologías al alcance de la mano que no pueden implementar en debido a que los empleados se muestran poco colaboradores, ya sea por temor ante la falta de conocimientos o por la comodidad de sus metodologías diarias.  

¿Por qué resistirnos a los cambios para mejor? Razones no faltan para dejar de lado herramientas poco eficientes como las que os detallamos a continuación:

1. WhatsApp

La mundialmente famosa aplicación de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes es una de las herramientas más utilizadas en el ámbito empresarial.

Sin embargo, tiene muchísimas desventajas. En primer lugar, implica el uso de un mismo canal de comunicación para mensajes personales y corporativos, lo cual aumenta la posibilidad de que estos se mezclen y provoquen más de un malentendido. Por otro lado, es difícil encontrar una información concreta cuando ésta es necesaria y no permite guardar un histórico organizado que permita la gestión correcta de la información.

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Admitámoslo, en Whatsapp es imposible separar lo personal de lo profesional

Grupos de trabajo en los que tareas importantes se mezclan con el último gift viral o mensajes a horas intempestivas son sólo algunas de las razones que refuerzan la decisión de no utilizar este canal para comunicaciones corporativas. Es necesario buscar alternativas al Whatsapp.

2. Excel

Su principal desventaja reside en su mantenimiento y proceso de actualización. Aunque es muy usado para plantillas de gestión de incidencias, la información plasmada en Excel no se actualiza de forma real y resulta complicado consultar los datos cuando la información se encuentra repartida en varias hojas.

Es difícil llevar un modelo de registro de incidencias, por no hablar de otros factores como la incomodidad a la hora de consultar datos desde el móvil, la dificultad para reportar incidencias en movilidad y la imperiosa necesidad de evitar que se produzcan miles de copias de una misma tabla de Excel en la cual varias personas participan.

excel

A nadie le gusta el Excel…

3. Post-its y notas

Este recurso tan socorrido es, sin duda, uno de los más ineficaces para gestionar mensajes y partes de incidencias. Además del alto grado de posibilidades que tiene de que su mensaje se pierda o se traspapele, implica un desplazamiento (y por tanto un coste de tiempo) a la hora de hacérselo llegar al destinatario.

Por otro lado, vuelve a surgir el problema del histórico (no queda constancia de ningún mensaje previo) y, además, el usuario ha de limitarse al espacio del post-it, sin poder adjuntar ningún otro elemento como fotos o vídeos. Finalmente, y no menos importante, no podemos pasar el hecho de lo perjudicial que es para el medio ambiente debido a las gasto de papel que implica.

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Nadie quiere acabar con la pantalla así, ¿verdad?

Sefici ofrece un sistema de gestión de incidencias que soluciona estos tres problemas, como alternativa al WhatsApp y como gestor de partes de incidencias. Es fácil de usar, y te va a permitir ahorrar tiempo y dinero, mientras tus empleados trabajan de forma más eficiente.

Si en lugar de utilizar el WhatsApp en el trabajo lo dejamos para nuestros ratos libres, familia y amigos; si las tablas de Excel solo las utilizamos de forma ordenada y lógica y dejamos los Post-It para las notas cariñosas en la nevera o mensajes de ánimo, muchos de estos problemas se verán resueltos.

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¡Di adiós a las herramientas obsoletas!

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